TAKE

YOUR

TIME

Cafetariaplan – Geef medewerkers vrijheid in hun extra verloning

Zijn onze huidige salarissen voldoende om nieuwe medewerkers aan te trekken en om de huidige te behouden? Een vraag welke regelmatig wordt ontvangen van bezorgde werkgevers in de optiek.

Werkgever zijn in de optiek zorgt voor heel wat uitdagingen vandaag de dag. Wil je echter een robuuste en concurrerende optiekzaak blijven, dien je je te richten op het vinden van nieuw talent en tegelijkertijd je huidig talent niet uit het oog te verliezen.

Met een cafetariaplan voor je optometristen, opticiens en verkoopmedewerkers kan je al een stap in de goede richting zetten om een aantrekkelijkere werkgever te worden. Zonder dat je het totale kostenplaatje uit het oog verliest.

Wat is een cafetariaplan?

Met cafetariaplan, ook wel flexibel verlonen genoemd, geef jij je medewerkers een budget om zelf een aantal extralegale voordelen te kiezen. Door hen opties te bieden die beter passen bij hun eigen behoeften en omstandigheden, kun je een aantrekkelijke werkomgeving creëren die je onderscheidt van concurrenten op de arbeidsmarkt.

Jouw medewerker van 50 heeft andere behoeftes dan die collega van 25. De medewerker welke vlak om de hoek woont heeft misschien interesse in die bedrijfsfiets, maar de collega welke verder weg woont en niet sportief is, vind dit maar niets.

De strategie van het cafetariaplan stelt je in staat om het aanwezige talent te behouden en nieuwe medewerkers aan te trekken. Je wordt trouwens aantrekkelijk voor zowel jongere als oudere werknemers.

Als werkgever kies je het budget en de financiering ervan. Je kan de werknemersopties op maat maken zodat deze aansluiten met de doelstellingen en het imago van je bedrijf. En het beste van al is dat dit in loonbudget niets extra kost en dat medewerkers hun koopkracht zien toenemen.

Waar haal ik het budget voor het cafetariaplan?

Het budget voor flexibel verlonen van je optiekmedewerkers kan je op 3 manieren creëren:

Eindejaarspremie.
Bonussen.
Vast loon

Eindejaarspremie

Werknemers hebben de optiek om hun eindejaarspremie (13de maand) om te zetten in een budget waarmee extralegale voordelen kunnen gekozen worden. Afhankelijk van het paritair comité (via PC 201 is dit mogelijk) kan dit via de eindejaarspremie gefinancierd worden.

Het bedrag van het budget is dan het totaal van de bruto eindejaarspremie vermeerderd met de patronale bijdragen welke hierop verschuldigd zijn.

Bonussen

Als je een bonus toekent (met uitzondering van de niet-recurrente bonus) kan je in het bonusplan vermelden dat medewerkers deze bonus kunnen omzetten in een keuzebudget. Het bedrag van het budget is dan het totaal van de bruto premie vermeerderd met de verschuldigde patronale bijdragen.

Vast Loon

Werknemers hebben de mogelijkheid om een deel van hun brutoloon om te zetten in het cafetariaplan. Er dient wel met volgende rekening gehouden worden:

De maximale omzetting is beperkt tot 20%.
Het is van essentieel belang dat het aangepaste loon op of boven het minimum baremaloon blijft welk geldig is in de sector.
Deze verlagingen hebben een effect op de afgeleide rechten zoals indexering, premie voor groepsverzekering, enzovoort

Voor al je optiekmedewerkers hetzelfde?

Niet noodzakelijk. Met het cafetariaplan kun je de voordelen en het budget aanpassen aan het loon en de functie van de werknemer. Je kan dus, bijvoorbeeld, een verschillend budget bepalen voor je opticiens – optometristen en je verkoopmedewerkers.

Klein beginnen met het aanbieden van enkele opties en daarna verder uitbreiden is zeker een optie. Laat wel je medewerkers één keer per jaar hun keuze maken.

Welke mogelijkheden heb ik met het cafetariaplan?

De verschillende opties waaruit gekozen kan worden zijn verdeeld over 4 categorieën. Jouw medewerkers kunnen hun budget verdelen over de, door jou, gekozen opties:

Contant Geld/bijkomende verzekeringen: terugbetaling van kosten voor internet, pensioensparen, hospitalisatieverzekering, reisbijstand

Work life balans: extra vakantie, opleidingen, medische controle, sportfaciliteiten, kinderopvang of strijkdienst

Mobiliteit: (elektrische) bedrijfsfiets, bedrijfswagen, autodeelabonnement, parkeerabonnement

Multimedia: smartphone, tablet of laptop.

Jouw werknemers zijn niet verplicht om een keuze te maken uit deze categorieën. Ze blijven de vrijheid behouden om het bedrag te laten uitkeren in cash, alleen is het dan fiscaal minder interessant. Verder blijven ze de mogelijkheid behouden om hun budget anders te verdelen over de mogelijke opties. Op deze manier kunnen ze hun verloning mee laten groeien met hun gewijzigde behoeftes.

We bespreken hieronder de 5 populairste opties onder werknemers in 2022 (bron = Acerta):

Pensioensparen

Werknemers kunnen genieten van een aanzienlijk financieel voordeel door te kiezen voor terugbetaling op hun individuele pensioensparen (pijler 3). De sociale bijdragen voor de werkgever hierop bedragen 8.86% in plaats van 28% en de werknemer is zelfs géén sociale bijdragen verschuldigd.

Werknemers dienen wel een bewijs te kunnen voorleggen dat ze deze premies voor pensioensparen (via bank- of verzekeringsmakelaar) effectief betaald hebben. Dit kan door het leveren van een bankafschrift of fiscaal attest.

PC & Telefoon

Werknemers kunnen via het cafetariaplan toegang krijgen tot Multimedia toestellen zoals onder andere de PC (2de keuze) en een smartphone (4de keuze). Deze worden niet gekocht door de medewerker, maar krijgt deze ter beschikking gesteld gedurende een vastgelegde periode.

Na deze periode kan de werknemer ervoor kiezen om het product te kopen of het terug te geven aan de werkgever.

Op het totaalbedrag van het toestel worden er noch door de werkgever, noch door de werknemer sociale zekerheidsbijdragen of bedrijfsvoorheffing betaald.

Wel is er een maandelijks voordeel van alle aard welk aan de loonbrief wordt toegevoegd en welk, afhankelijk van het toestel, varieert tussen € 3 en € 6.

Hou wel rekening met volgende spelregels:

Er wordt vanuit gegaan dat de toestellen deels worden gebruikt voor professionele doeleinden; en
De periode, waardoor het door de werknemer wordt gebruikt, dient 24 of 36 maanden te bedragen.

Tip: Neem een aankoopverplichting op bij uitdiensttreding. De verrekening gebeurt dan met de laatste uitbetaling van het loon.

Extra Vakantiedagen

Extra vakantiedagen kunnen aangeboden worden via het cafetariaplan. Meestal wordt gekozen voor maximaal 5 extra vakantiedagen per kalenderjaar. Een financieel voordeel is er niet voor je werknemer, maar kan wel een godsgeschenk zijn voor werknemers met jonge (klein)kinderen.

Hou wel rekening dat:

De opgenomen vakantiedagen zijn niet overdraagbaar naar volgend jaar; en
Deze extralegale vakantiedagen kunnen pas opgenomen worden wanneer alle wettelijke jaarlijkse vakantiedagen en ADV-dagen (Arbeids Duur Vermindering) zijn uitgeput.

Wagen

De optie om een wagen op te nemen in het cafetariaplan is afhankelijk van je bedrijfsvisie. Bied je de keuze uit één type wagen, meerdere type wagens of geef je hen de vrijheid om de wagen op maat te kiezen?

Hieronder een voorbeeld (weliswaar uit 2021) om het effect aan je werknemer te tonen tussen leasen en kopen van een wagen (bron = Leaseplan). Opgelet: in het voorbeeld wordt de wagen verkocht na 5 jaar. Indien je werknemer van plan is om langer te rijden met de wagen dan ziet het plaatje er weer anders uit.

Werkgevers die ervoor kiezen om enkel elektrische auto’s in het aanbod op te nemen, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij niet verantwoordelijk zijn om een werknemer thuis van de nodige infrastructuur voor opladen te voorzien. De kosten daarvoor zijn voor rekening van de individuele werknemer.

Voor- en nadelen van het cafetariaplan

Geen voor zonder nadelen. Hieronder vind je de voornaamste terug van het cafetariaplan voor optiekmedewerkers.

Voordelen cafetariaplan werkgever

Het cafetariaplan geeft jou als werkgever in de optiek het voordeel dat:

Het een budget neutrale ingreep is (of toch bijna);
Je verloning competitiever wordt want hij is meer afgestemd op de individuele situatie van al je werknemers; en
Het een positieve impact heeft op je imago als werkgever (employer branding) in de optiek.

Nadelen cafetariaplan werkgever

Allemaal mooie voordelen, maar toch even stilstaan bij onderstaande:

Bijkomende administratiemolen omdat een extra bijlage aan het arbeidscontract dient opgemaakt worden. Deze bijlage verschilt per werknemer;
Er kruipt meer tijd in het opvolgen van elk individu. Jaarlijks dienen de keuzes terug bevestigd te worden, de bewijzen van betaling van het individueel pensioen dienen aangeleverd te worden, … ; en
De bijkomende kost van externe partners om het je gemakkelijk te maken om dit te implementeren.

Voordelen cafetariaplan werknemer

Werknemers hebben volgende voordelen aan dit systeem:

Kiezen extralegale voordelen op basis van je eigen situatie;
Keuze kan bijgesteld worden. Als je situatie veranderd kan je de extralegale voordelen hierop afstemmen; en
Winnen aan koopkracht of extra vrije tijd.

Nadelen cafetariaplan werknemer

Hou wel zeker volgende nadelen in het oog:

Impact op je pensioenrechten en uitkeringen bij ziekte of werkloosheid. Doordat werknemers minder sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing betalen. Je ruilt namelijk brutoloon voor RSZ-vrije voordelen. Let wel, vanaf bepaalde brutobedragen speelt dit nadeel niet meer omdat je dan geen extra rechten meer opbouwt. Laat het voor je uitrekenen wat de impact is!.
Je wordt als werknemer geen eigenaar van bepaalde voordelen. Als je als werknemer kiest voor een auto en je verandert van werkgever dan verlies je ook het recht op deze auto (tenzij je het contract overneemt).

Hoe start ik met een cafetariaplan?

Voordat je te zwaar investeert in dit project “cafetariaplan voor optiekmedewerkers”, is het belangrijk om af te stemmen met je werknemers om inzicht te krijgen hoe zij hier tegenover staan en wat hun voorkeuren zijn.

Wat zouden zij kiezen uit de talrijke opties? Wat is voor hen belangrijk? Hen betrekken bij beslissingen zal overigens enorm geapprecieerd worden door hen.

Als er daadwerkelijk interesse is, neem je best contact op met een externe partij welke dit in goede banen kan leiden. Het cafetariaplan is niet wettelijk vastgelegd en je kan hier dus best hulp inroepen om dit goed en correct te implementeren.

Een goede start om informatie op te vragen is je accountant of sociaal secretariaat welke je hierin waarschijnlijk zal kunnen begeleiden. Hieronder vind je al enkele sociale secretariaten (link naar hun info over het cafetariaplan):